/ 荷兰联合档案

记录管理

我们保留希望学院的历史价值的记录。

在经营在大学日常过程中产生的所有记录都受到 州和联邦法规,包括保留和处置。联合档案 霍兰德进行分类,存储,作保,检索并销毁这些记录适当。

Staff members moving boxes around

记录政策
  1. 由产生的或官方的大学经营过程中接收到的所有记录 由学院办公室和员工进行均为大专记录和财产 霍普学院。包括“记录”有效期内都档案材料,无论 的介质(纸,软盘,录音带等)或特征(印刷,打印,手稿, 音频 - 视觉或机器可读的)。
  2. 没有大学的记录可能会被破坏,或未经批准处置 的负责始发办公室和高校档案工作的官员。
  3. 档案工作者应通过调查和各行政保管创建的所有记录 和校园学术部。在每个办公室,安排合作 应当对所有记录的保留和处置准备。根据职责, 档案工作者应具备的所有合理的访问和检查权 一次性当前大学的记录,除了限制文件的内容。
  4. 持久的价值,当不再在办公室目前使用的所有材料,其 它涉及,应转移到高校档案。
  5. 因为他们已经被安排选择办公文件应移交给档案馆 在使用中,因为他们的组织反映了办事处的职能和活动 创建该记录。

此外,档案应当收集和保存发表的作品由霍普学院 全校教职工和校友。

上记录的价值准则

记录,纸质和电子,在校园办公室和部门日常创建。 大多数的这些记录用于特定目的,并且只需要 的时间短的时间。其他记录,如赠款或扩展项目的文件, 可以更长时间的活性。这两种类型的记录中,有些文件将继续 有法律和历史价值的记录了大学以后的活动 他们的初衷。

永久历史和档案价值的大学记录包括:

  1. 总统的主要论文,副总裁和院长办公室。这些记录 包括常规谢等政策,报告,信件的所有语句( 你要跟和确认),演讲,委员会会议记录,宣传品,商业 文件和备忘录(包括电子邮件如适用)。
  2. 从行政和学术机构的记录:通信,年度报告, 最后拨款的报告,自学报告,政策声明和规划文件, 研讨会或座谈会的文件,简报和出版物。
  3. 教师会议纪要。
  4. 大学出版 - 目录,报纸,年鉴,文学杂志,通讯, 小册子,节目,海报。
  5. 电影,录音磁带,并由学院,包括采样制作照片 来完成教学计划的一部分,这样的记录。
  6. 课程大纲。
  7. 教师和校友刊物。
  8. 学生组织记录:分钟,出版物,照片。
传输和存储过程

每年审查文件计划要转移或销毁文件。

对于将要转移到 不活动的存储:

  1. 发送记录档案之前, 联系档案。如果批准转让,盒子可以在那个时候被要求
  2. 在盒子的地方文件夹在抽屉申请。不要用吊夹。他们不这样做 适应箱和是一个昂贵的方式来存储记录。做标记放记录 文件夹。
  3. 放置的转印标签上,是由档案提供的包装盒外面, 标记每个与适当的数量(例如:1的1,2的10)
  4. 内容列表:

    准备由单个文件夹标题或组每盒列表。该列表会 在根据需要在将来检索记录使用。办公室必须保留副本, 与物料发送原稿。电子版本必须被发送到档案 在 archives@hope.edu.

    例:

    箱1
    总统办公室,1984-1995
    一般的文件,1984-1994
  5. 材料的物理转移:

    档案将物理设备作出安排联系回升 交货。部门洽会的工作秩序,使他们的工作人员被复制 可以观看的记录回升。

参考服务和访问记录

高校档案将提供有关信息,拷贝和/或原 文件要求,为高校的业务以及根据研究 与建立在保持时间表限制或制约。必要时, 来源或它的继任者的办公室可以收回贷款,它拥有的任何记录 交存非常脆弱,稀有物品的例外,在副本提供。

除了保存记录,信息服务的一个主要功能 档案。档案应采取适当的措施,安排和准备发现 艾滋病的记录,并从任何希望学院办公室或员工回答问题。 该档案将提供咨询服务,以教师,校友,学生和访问 感兴趣的档案和手稿收藏研究者。档案会 还协助教师与相关的主要研究活动书目指令 如所须。

请记录退货或摆脱记录的信息:

联系档案。我们需要你的部门的名称,记录的标题,文件夹 标签。

受限制的记录:

由一个部门或办公室指定为“限制”的任何记录只可以访问 到合适的员工。